Mapeamento de processos: como fazer a logística de transporte?

O mapeamento de processos é um conceito de administração e logística que se aplica a muitas empresas, inclusive às que trabalham no ramo de transportes. E ele pode ajudar em muito na organização empresarial e na melhoria das suas atividades.

Esse conceito se refere ao reconhecimento dos passos pelos quais passam cada um dos processos que a sua empresa possui. Com isso, é possível traçar quais são os tradicionais e, ainda, quais são específicos de algumas situações.

Isso, então, abre espaço para a visualização de erros e de brechas de oportunidades. Ou seja, permite que a empresa reconheça as falhas e como contorná-las, bem como opções disponíveis que podem lhe fazer lucrar ainda mais.

Para saber como implementar o mapeamento de processos ao transporte de mercadorias e produtos, continue lendo.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento se refere ao reconhecimento de todos os passos pelos quais os seus processos passam desde o início até sua finalização. Por isso, ele tem um início, meio e fim e é natural que vários recursos e serviços se apliquem ao longo desse caminho.

Todos eles somam para alcançar o resultado que deve ocorrer com base em um prazo e orçamento específico. Por isso, qualquer falha em qualquer um dos passos pode levar ao atraso do processo ou a um resultado diferente do desejado.

Além disso, alguns passos podem ser otimizados para melhorar as expectativas do resultado, do orçamento e do prazo. Seja como for, é somente com a reunião de dados de todos esses passos e sua organização em um fluxograma que se pode visualizar a brecha para melhora e diminuir o risco de erro.

O mapeamento busca justamente transformar esses procedimentos em uma sequência lógica. Qualquer desvio torna-se facilmente reconhecível, permitindo entender exatamente o que cada etapa precisa para chegar ao resultado esperado.

Isso também fornece dados suficientes para identificar melhorias e eliminar falhas nos processos. Afinal, o mapeamento é esse detalhamento e organização do passo a passo de um procedimento.

Quais são as vantagens em aplicar o mapeamento de processos?

São inúmeras as vantagens que o mapeamento de processos oferece às empresas, inclusive às de transporte de produtos e mercadorias. Confira os principais benefícios:

• Reconhecer falhas e problemas com antecedência, permitindo corrigir o percurso a tempo;
• Aumentar a produtividade da empresa;
• Identificar pontos que precisam de melhorias;
• Criar checklists com os passos necessários para alcançar cada etapa do processo;
• Agilizar os procedimentos internos;
• Estruturar planos específicos com etapas que se repetem;
• Otimizar as atividades de forma contínua;
• Evitar o desperdício de recursos;
• Eliminar atividades desnecessárias.

Tudo isso é essencial para qualquer empresa, inclusive para as transportadoras. O mapeamento de processos, portanto, pode contribuir, e muito, para que as organizações aprimorem suas atividades, otimizem seus procedimentos e alcancem melhores resultados.

Como é feito o mapeamento de processos na área de transportes?

No Brasil, grande parte do transporte de mercadorias e produtos acontece por via terrestre. Isso significa que milhões de itens se deslocam, mês a mês, de uma ponta a outra do país. Essa atividade, por si só, envolve uma série de fatores e exige uma gestão extremamente cuidadosa.

Um exemplo claro é o processo de recolhimento das mercadorias e o seu transporte até o destino final, que depende da escolha dos melhores trajetos e também da definição de opções mais vantajosas de combustível. Além disso, é preciso lidar com possíveis imprevistos típicos das estradas, como falhas mecânicas, obras, acidentes ou até mesmo condições climáticas desfavoráveis.

Nesse contexto, existe sempre um prazo específico acordado com o cliente, e ele precisa considerar todas as etapas que o procedimento de entrega envolve. De forma geral, a sequência segue esta ordem:

• Notificação de pedido;
• Análise das entregas que podem ser agrupadas em um mesmo transporte, organizando-as de forma sequencial e respeitando o prazo de cada uma;
• Distribuição das responsabilidades entre os colaboradores envolvidos;
• Definição dos melhores trajetos;
• Recolhimento do produto;
• Transporte e entrega ao destinatário final.

Todas essas etapas dependem de diferentes recursos e profissionais. Por exemplo: custos com combustível e pedágios, pagamento de horas extras aos motoristas (incluindo o controle da jornada de trabalho), além da própria disponibilidade do fornecedor para liberar os produtos dentro do prazo acordado.

Da mesma forma, o processo também envolve diretamente os caminhões utilizados e a equipe de transporte, que precisam estar preparados e alinhados para garantir que a entrega seja realizada com eficiência, segurança e dentro do prazo estabelecido.

Como fazer o mapeamento na prática?

O mapeamento de processos é a chave para organizar essas etapas e reduzir riscos. Confira as principais práticas para aplicá-lo na sua transportadora:

Determine uma sequência de execução

Defina a ordem lógica de todas as entregas sob responsabilidade da empresa, considerando fornecedores, regiões e prioridades.

Incentive a colaboração dos colaboradores

Envolva a equipe na construção do fluxograma, permitindo que tragam insights sobre ajustes e melhorias.

Realize o acompanhamento das atualizações

Monitore continuamente os processos e incentive que colaboradores mantenham os dados atualizados.

Observe e melhore sempre que necessário

Analise os fluxos para identificar atividades que possam ser eliminadas ou otimizadas.

Implemente novas soluções

Teste melhorias e, se bem-sucedidas, aplique-as de forma definitiva no fluxo principal.

Utilize softwares especializados

Ferramentas de gestão otimizam a criação e atualização dos fluxogramas, trazendo dados em tempo real e maior controle das operações.

Como fazer o melhor mapeamento de processos possível?

Para colocar em prática o conceito de mapeamento de processos e garantir seus benefícios, é fundamental utilizar uma plataforma de gestão de entregas.

Com ela, o mapeamento se torna mais dinâmico, organizado e confiável, reunindo dados atualizados em um único sistema.

Uma excelente alternativa é o sistema MyTracking, que integra informações de veículos, localização de cargas, entregas e contato com o cliente em uma única plataforma.